6 E-Mail-Hacks, die mich jedes Mal davon abhalten, mich zu drehen, wenn ich meinen Posteingang öffne

      Ich bewege mich immer mit 100 Meilen pro Stunde, und mein Gehirn bewegt sich mit nicht weniger als 200 Meilen pro Stunde. Ich habe 30 Tabs auf meinem Computer geöffnet und doppelt so viele in meinem Gehirn - die Hälfte davon spielt Musik und die andere Hälfte erinnert mich an etwas, das ich letztendlich vergessen werde (shoutout ADHS?). Ich bin so lange so, wie ich mich erinnern kann, aber nachdem ich nach dem College in einen sehr korporativen Job gestolpert war, verstand ich schnell, wie wichtig Effizienz ist, insbesondere in Bezug auf meinen Posteingang. Grundsätzlich, wenn ich nicht lernen würde, wie man es laufen lässt, würde es mich laufen lassen.

      Zwischen dem Verfolgen von Kunden-E-Mails, dem Abwehren von Spam und dem Versuch, professionell zu klingen, fühlte sich mein Posteingang wie ein Raum an, den ich nie vollständig reinigen konnte, egal wie sehr ich es versuchte. Ich habe jede Methode und jedes Ordnersystem ausprobiert - ich habe sogar die Technik "Als ungelesen markieren und so tun, als ob es nicht existiert" ausprobiert. Sie haben kaum gearbeitet und waren zeitaufwändig einzurichten (Zeit war kein Luxus, den ich hatte). Aber schließlich, nach vielen Versuchen und Irrtümern, fand ich ein paar Posteingangs-Hacks, die mir halfen, meinen Posteingang und meine geistige Gesundheit zu verwalten.

      Seit ich sie implementiert habe, habe ich gespürt, wie meine Produktivität und mein Selbstvertrauen bei der Arbeit gewachsen sind und meine E-Mail-induzierte Angst langsam nachlässt. Jetzt verbringe ich weniger Zeit damit, Nachrichten zu durchsuchen, und konzentriere mich mehr auf die Teile meines Jobs, die wirklich wichtig sind. Also, wenn Sie versuchen, aus dem gruseligen dunklen Raum, der Ihr Posteingang ist, herauszukommen, suchen Sie nicht weiter als diese E-Mail-Hacks. Vertrau mir, dein Stresslevel (und dein zukünftiges Selbst) werden es dir danken.

      1. Verzögerung einrichten-Lieferung

      Wenn Sie einen Blick auf meine peinlich schlechten Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse werfen würden, würden Sie nie vermuten, dass ich meine Tage damit verbringe, mit Führungskräften von Unternehmen zu sprechen. Es ist nicht so, dass ich schrecklich bin (OK, vielleicht ein bisschen), aber ich tippe zu schnell, drücke zu früh auf Senden und habe am Ende viel zu viele kleine Fehler. Als ich die Funktion zum Rückgängigmachen des Sendens in meinem Posteingang entdeckte, fühlte es sich an, als würde ich den Jackpot knacken.

      Diese Funktion gibt Ihnen eine Nachfrist - auch bekannt als die Möglichkeit, eine E-Mail zurückzusetzen, bevor sie tatsächlich verschickt wird. Ich habe jetzt sechs herrliche Sekunden, nachdem ich auf Senden geklickt habe, um meine Fehler aufzufangen und meine E-Mail aus dem Abgrund zurückzuholen, der die “Wolke" ist." Diese einfache Einstellung hat mich vor mehr " Ups, was ich sagen wollte ..."-Follow-ups bewahrt, als ich zugeben möchte.

      Wenn Sie wie ich Outlook verwenden, können Sie dies in Ihren Einstellungen für "Verfassen und Antworten" einrichten, wie in diesem Lernvideo gezeigt. Wenn Sie Google Mail verwenden, haben Sie Glück — dies sollte bereits mit einer Verzögerung von fünf Sekunden für Sie eingerichtet sein. Für eine längere Verzögerung gehen Sie zu Ihren allgemeinen Einstellungen und passen Sie sie auf bis zu 30 Sekunden an.

      2. Organisieren Sie Projekte oder Kunden nach Farben

      Ich arbeite mit ungefähr 15 Kunden zusammen, die alle ihre eigenen Kontakte und Partner haben. Natürlich war es früher ein täglicher Stressfaktor, all ihre Informationen und Projekte im Auge zu behalten. Ich schwöre, egal wie viele YouTube-Organisationsvideos ich mir angesehen habe, jedes System hat mich länger nach E-Mails suchen lassen als zuvor und wurde schnell kontraproduktiv. Dann habe ich Farbkategorien in Outlook entdeckt. Diese helfen Ihnen, verwandte Elemente wie Besprechungen, Termine, E-Mails, Notizen, Kontakte und mehr leicht zu erkennen und zu organisieren.

      Jetzt kann ich jedes Mal, wenn ich eine E-Mail erhalte oder ein Meeting vereinbaren muss, es für diesen bestimmten Kunden oder dieses bestimmte Projekt kategorisieren. Von dort aus muss ich nur noch zur Kategorie navigieren, um das ganze Bild zu sehen. Ich bin ein Trottel für ein farbcodiertes System, aber selbst wenn Sie es nicht sind, werden diese dazu beitragen, Ihren Workflow zu rationalisieren.

      Befolgen Sie dieses Lernprogramm, um diese in Outlook zu verwenden.Es zeigt Ihnen, wie Sie Kategorien erstellen und ihnen E-Mails und Kalendereinladungen zuweisen. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie Labels erstellen, die sich ähnlich verhalten (jedoch nur für E-Mails). In jedem Fall funktionieren diese im Grunde als Ordner, um alles an einem Ort zu organisieren.

      3. Regeln zum automatischen Sortieren von E-Mails einrichten

      Wenn Sie die Idee lieben, Ihre E-Mails nach Absender, Betreff oder E-Mails mit Anhängen zu sortieren, aber nicht genau die Zeit oder den Willen dazu haben, erstellen Sie Regeln (oder Filter, wie Google Mail sie gerne nennt) um es automatisch für Sie zu tun, ist der ultimative Hack. Diese funktionieren wie ein kleiner Posteingangsgenie - organisieren Ihren Posteingang automatisch im Hintergrund. Regeln können auf verschiedene Arten festgelegt werden, was sie zu einer großartigen Option für jeden in jeder Branche macht. Persönlich verwende ich meistens Regeln, um E-Mails automatisch farblich zu kategorisieren und abzulegen (Sie werden mich nie wieder dabei erwischen, wenn ich das manuell mache).

      Eine weitere praktische Sache, die Sie speziell in Outlook tun können, ist, dass E-Mails je nach Inhalt oder Absender in einer bestimmten Farbe angezeigt werden. Beispielsweise können E-Mails von Ihrem Manager rot oder E-Mails mit Anhängen gelb angezeigt werden. Dies nennt Outlook bedingte Formatierung. Diese Regeln lenken die Aufmerksamkeit leicht auf wichtige E-Mails, was eine großartige Möglichkeit ist, den Überblick zu behalten.

      4. Verwenden Sie Vorlagen, um Ihre E-Mails zu erstellen

      Je länger ich in Corporate America bin, Desto mehr schwingt bei mir das Sprichwort mit, dass Zeit Geld ist. Stunden meines Tages widmen sich der Beantwortung häufiger Fragen, und ich verabscheue die Zeit, die es kostet, immer wieder dieselbe E-Mail eingeben zu müssen. Als mein erster Arbeitsmentor mich mit Vorlagen bekannt machte, schwöre ich, dass sie mir Stunden unnötiges Tippen erspart haben. Grundsätzlich können Sie eine E-Mail verfassen und als Vorlage speichern, sie dann jederzeit wiederverwenden und bei Bedarf neue Informationen hinzufügen.

      Outlook verfügt über eine zusätzliche Funktion namens "Bausteine", mit der Sie häufig verwendete Antworten oder Textblöcke anstelle einer ganzen E-Mail speichern und verwenden können. Wenn Sie beispielsweise mit einem Kollegen über ein Projekt mit eindeutigen Details sprechen, dieser aber auch die Antwort auf eine häufig gestellte Frage wissen muss, können Sie Ihren "Baustein" in diesen Teil der E-Mail einfügen. Wenn Sie Google Mail verwenden, haben Sie keine Angst. Sie können dasselbe tun, indem Sie häufig verwendete Textblöcke auf einer Haftnotiz auf Ihrem Desktop oder in einem Google-Dokument aufbewahren. Vorlagen lassen sich nicht nur schnell einrichten und verwenden, sondern tragen auch dazu bei, dass Ihre E-Mails konsistent bleiben und Sie mehr Zeit für die anderen wichtigen Elemente Ihrer Arbeit aufwenden können.

      5. Automatisches Abbestellen von Unordnung

      Leider habe ich keinen Hack, um Ihre arbeitsbezogenen E-Mails auf magische Weise zu reduzieren, aber ich kann Ihnen helfen, den Rest zu beseitigen. Das Einrichten eines "Wahrscheinlich Spam" -Ordners ist einer meiner bevorzugten persönlichen und beruflichen E-Mail-Hacks. Grundsätzlich habe ich eine Regel erstellt, die jede E-Mail, die das Wort "Abbestellen" enthält, automatisch in einen separaten Ordner verschiebt. Warum? Denn in 99% der Fälle sind diese E-Mails Newsletter, Marketing-Explosionen oder einfach nicht so wichtig.

      Hin und wieder taucht dieses 1% auf und etwas Nützliches schleicht sich in meinen Ordner (daher wahrscheinlich). Aus diesem Grund löscht meine Regel sie nicht sofort, aber es war ein Produktivitätstraum, sie aus meinem Haupt-Posteingang fernzuhalten. Dies hat es mir ermöglicht, mich mehr auf die relevanteren und wichtigeren E-Mails zu konzentrieren. Außerdem hat es meinen Stress deutlich gesenkt. Es gibt keine Sprungangst, als wenn man 100 E-Mails sortieren muss.

      6. Erstellen Sie ein “Yay!" ordner für Leistungen

      Dies ist der am einfachsten umzusetzende Tipp, und er hat sich auf lange Sicht für mich am meisten ausgezahlt. Bei jedem Job, den ich hatte, habe ich in meinem Posteingang einen Ordner mit dem Titel “Yay!" (Fühlen Sie sich frei, sich etwas Kreativeres auszudenken als ich). Dieser Ordner ist ausschließlich für meine Arbeitsgewinne bestimmt, einschließlich aller Rufe, Komplimente oder positiven Rückmeldungen, die ich erhalte. Es war ein totaler Game Changer für Leistungsbeurteilungen, Gehaltsverhandlungen und ehrlich gesagt für diejenigen, “warum mache ich das überhaupt?” Days.

      Wenn Sie persönlich oder bei einem Anruf positives Feedback erhalten, ist nicht alles verloren. Senden Sie sich eine kurze E-Mail mit dem Datum, wer es gesagt hat und was gesagt wurde, und legen Sie es ab. Alle meine Gewinne in diesem Ordner zu haben, hat mir Stunden der Vorbereitung erspart, bevor ich über Vorteile, Erhöhungen, Beförderungen und Boni verhandelte. Plus, Ich habe festgestellt, dass das Lesen durch meine “Yay!" ordner nach einem schlechten Tag können meine Stimmung komplett verbessern. Dieser Ordner mit Vertrauensverstärkern kann (und sollte) Sie in Zukunft zu jedem Job begleiten, damit Sie sich am Arbeitsplatz immer sicher fühlen.

      

      

       ÜBER DEN AUTOR

       Abby Peterson, Mitwirkende Autorin

      Abby ist eine in Chicago ansässige Leistungsberaterin mit einem Abschluss in Marketing von der Loyola University Chicago. Sie teilt ihre Kommunikationsexpertise mit Unternehmen und ist gleichzeitig Mitglied des Lenkungsausschusses für Link USA. Ihre Leidenschaft ist es, kreative Wege zu finden, um in der Unternehmenswelt zu kommunizieren und mit dem Everygirl zu schreiben.