6 Email Hack che mi impediscono di spirale ogni volta che apro la mia casella di posta

      Mi muovo sempre a 100 miglia all'ora e il mio cervello si muove a non meno di 200 miglia all'ora. Ho 30 schede aperte sul mio computer e il doppio nel mio cervello-metà di loro che suonano musica e l'altra metà che mi ricorda qualcosa che alla fine dimenticherò (shoutout ADHD?). Sono stato in questo modo per tutto il tempo che posso ricordare, ma dopo essermi imbattuto in un lavoro molto aziendale dopo il college, ho capito rapidamente l'importanza dell'efficienza, specialmente per quanto riguardava la mia casella di posta. Fondamentalmente, se non avessi imparato come eseguirlo, mi avrebbe eseguito.

      Tra tenere traccia delle e-mail dei clienti, respingere lo spam e cercare di sembrare professionale, la mia casella di posta sembrava una stanza che non avrei mai potuto pulire completamente, non importa quanto ci abbia provato. Ho provato ogni metodo e sistema di cartelle—ho anche provato la tecnica “segna come non letto e fai finta che non esista”. Non hanno quasi mai lavorato e richiedevano molto tempo per l'installazione (il tempo non era un lusso che avevo). Ma alla fine, dopo un sacco di tentativi ed errori, ho trovato alcuni hack inbox che mi hanno aiutato a gestire la mia casella di posta e la mia sanità mentale.

      Da quando li ho implementati, ho sentito la mia produttività e la mia fiducia crescere sul lavoro e la mia ansia indotta dalle email svanire lentamente. Ora, passo meno tempo a scavare tra i messaggi e più tempo a concentrarmi sulle parti del mio lavoro che contano davvero. Quindi, se stai cercando di uscire dalla spaventosa stanza buia che è la tua casella di posta, non guardare oltre questi hack di posta elettronica. Fidati di me, i tuoi livelli di stress (e il tuo sé futuro) ti ringrazieranno.

      1. Impostare ritardo-consegna

      Se hai dato un'occhiata alle mie imbarazzanti cattive abilità di ortografia e grammatica, non avresti mai immaginato che passassi le mie giornate a parlare con i dirigenti aziendali. Non è che io sia terribile (OK, forse un po'), ma digito troppo velocemente, colpisco invia troppo presto e finisco con troppi piccoli errori. Quando ho scoperto la funzione annulla-invio nella mia casella di posta, sembrava di colpire il jackpot.

      Questa funzione ti offre un periodo di grazia, ovvero la possibilità di ripristinare un'e—mail prima che si spenga effettivamente. Ora ho sei secondi gloriosi dopo aver colpito invia a prendere i miei errori e strappare la mia email indietro dall'abisso che è il “cloud."Questa semplice impostazione mi ha salvato da più” Oops, quello che volevo dire follow" follow-up di quanto mi interessa ammettere.

      Se usi Outlook, come me, puoi configurarlo nelle impostazioni “Componi e rispondi”, come mostrato in questo video tutorial. Se usi Gmail, sei fortunato: questo dovrebbe già essere impostato per te con un ritardo di cinque secondi. Per un ritardo più lungo, vai alle impostazioni generali e regolalo fino a 30 secondi.

      2. Organizzare progetti o clienti per colore

      Lavoro con circa 15 clienti che hanno tutti i propri contatti e partner. Naturalmente, tenere traccia di tutte le loro informazioni e progetti utilizzati per essere un fattore di stress quotidiano. Giuro, non importa quanti video organizzativi di YouTube ho guardato, ogni sistema mi ha lasciato alla ricerca di e-mail più a lungo di prima e rapidamente è diventato controproducente. Poi, ho scoperto le categorie di colore in Outlook. Questi consentono di riconoscere e organizzare facilmente elementi correlati come riunioni, appuntamenti, e-mail, note, contatti e altro ancora.

      Ora, ogni volta che ricevo un'e-mail o ho bisogno di impostare una riunione, posso categorizzarla per quel cliente o progetto specifico. Da lì, tutto quello che devo fare è passare alla categoria per vedere l'intera immagine. Sono un fanatico di un sistema con codice colore, ma anche se non lo sei, questi aiuteranno a semplificare il tuo flusso di lavoro.

      Per iniziare a utilizzare questi in Outlook, seguire questo tutorial, che mostra come creare categorie e assegnare e-mail e calendario invita a loro. Se usi Gmail, puoi creare etichette che agiscono in modo simile (ma solo per le e-mail). In entrambi i casi, questi funzionano fondamentalmente come cartelle per mantenere tutto organizzato in un unico posto.

      3. Imposta regole per ordinare automaticamente le email

      Se ami l'idea di ordinare le tue e-mail in base a cose come mittente, oggetto o e-mail con allegati, ma non hai esattamente il tempo o la volontà di farlo, creare regole (o filtri, come piace chiamarli a Gmail) per farlo automaticamente per te è l'ultimo trucco. Questi funzionano come un piccolo genio della posta in arrivo-organizzando automaticamente la tua posta in arrivo in background. Le regole possono essere impostati una varietà di modi, che li rende una grande opzione per chiunque in qualsiasi settore. Personalmente, per lo più uso le regole per classificare automaticamente i colori e archiviare le e-mail (non mi sorprenderai mai più a farlo manualmente).

      Un'altra cosa utile che puoi fare, in particolare in Outlook, è fare in modo che le e-mail vengano visualizzate in un colore specifico, a seconda del loro contenuto o del mittente. Ad esempio, le e-mail del tuo manager possono apparire in rosso o le e-mail con allegati possono apparire in giallo. Questo è ciò che Outlook chiama formattazione condizionale. Queste regole portano facilmente l'attenzione alle e-mail importanti, che è un ottimo modo per rimanere in cima alle cose.

      4. Usa i modelli per creare le tue email

      Più a lungo sono in America corporativa, più risuonano con il detto che il tempo è denaro. Ore della mia giornata andare in fielding domande comuni, e detesto il tempo succhiare che è dover digitare la stessa e-mail più e più volte. Quando il mio primo mentore di lavoro mi ha presentato i modelli, giuro che mi hanno risparmiato ore di digitazione non necessaria. Fondamentalmente, puoi comporre un'e-mail e salvarla come modello, quindi riutilizzarla ogni volta che lo desideri, aggiungendo nuove informazioni se necessario.

      Outlook ha una funzionalità aggiuntiva chiamata "building blocks", che consente di salvare e utilizzare le risposte o i blocchi di testo comunemente usati, invece di un'intera e-mail. Ad esempio, se stai parlando con un collega di un progetto con dettagli univoci ma hanno anche bisogno di conoscere la risposta a una domanda comune, puoi inserire il tuo “blocco di costruzione” in quella parte dell'e-mail. Se usi Gmail, non aver paura. Puoi fare la stessa cosa mantenendo blocchi di testo comunemente usati su una nota adesiva sul desktop o in un documento Google. Non solo i modelli sono veloci da configurare e utilizzare, ma aiutano a mantenere coerenti le tue e-mail e ti consentono di dedicare più tempo agli altri elementi importanti del tuo lavoro.

      5. Disiscriviti automaticamente da clutter

      Sfortunatamente, non ho un trucco per ridurre magicamente le tue email legate al lavoro, ma posso aiutarti a declutterare il resto. La creazione di una cartella” Probabilmente spam " è uno dei miei hack di posta elettronica personali e professionali preferiti. Fondamentalmente, ho creato una regola che sposta automaticamente qualsiasi e-mail contenente la parola “unsubscribe” in una cartella separata. Perché? Perché il 99% delle volte, quelle e-mail sono newsletter, esplosioni di marketing o semplicemente non così importanti.

      Ogni tanto, quell'1% si presenta e qualcosa di utile si intrufola nella mia cartella (quindi probabilmente). Questo è il motivo per cui la mia regola non li elimina a titolo definitivo, ma tenerli fuori dalla mia casella di posta principale è stato un sogno di produttività. Questo mi ha permesso di concentrarmi maggiormente sulle email più rilevanti e importanti. Inoltre, ha notevolmente abbassato il mio stress. Non c'è paura di saltare abbastanza come avere 100 email da ordinare.

      6. Creare un " Yay!"cartella per realizzazioni

      Questo è il suggerimento più semplice da implementare, e ha pagato di più per me nel lungo periodo. Ad ogni lavoro che ho avuto, ho creato una cartella nella mia casella di posta intitolata " Yay!"(Sentitevi liberi di trovare qualcosa di più creativo di me). Questa cartella è strettamente per il mio lavoro vince compresi eventuali grida, complimenti, o feedback positivi che ricevo. È stato un punto di svolta totale per le recensioni delle prestazioni, le trattative salariali e, onestamente, per quelli “perché sto facendo questo?” giorno.

      Se ricevi un feedback positivo di persona o durante una chiamata, non tutto è perduto. Inviatevi una rapida e-mail con la data, chi ha detto, e ciò che è stato detto, e archiviarlo. Avere tutte le mie vincite in questa cartella mi ha salvato ore di preparazione prima di negoziare benefici, rilanci, promozioni e bonus. Inoltre, ho trovato che la lettura attraverso il mio " Yay!"la cartella dopo una brutta giornata può aumentare completamente il mio umore. Questa cartella di booster fiducia può (e dovrebbe) andare con voi a qualsiasi lavoro in futuro, in modo da sentirsi sempre sicuri sul posto di lavoro.

      

      

       INFORMAZIONI SULL'AUTORE

       Abby Peterson, scrittrice

      Abby è un consulente benefit con sede a Chicago con una laurea in marketing presso la Loyola University di Chicago. Condivide la sua esperienza di comunicazione con le aziende e fa parte del comitato direttivo di Link USA. La sua passione è trovare modi creativi per comunicare nel mondo aziendale e attraverso la scrittura con l'Everygirl.